Vous avez peut-être déjà collaboré avec plusieurs DMC dans différents pays ou êtes actuellement en quête d’un partenaire fiable pour votre agence de voyage ou votre TO. Dans ce processus, il est naturel de se poser de nombreuses questions : Comment un DMC gère-t-il l’organisation des circuits pour garantir une expérience fluide et mémorable aux voyageurs ? Quels services met-il en place pour assurer un accompagnement de qualité à chaque étape du voyage ? Comment s’adapte-t-il aux demandes spécifiques des agences et de leurs clients ?

Chaque DMC professionnel a sa propre manière de fonctionner, influencée par la culture locale, l’expérience de son équipe et les attentes des voyageurs. La gestion des circuits ne se limite pas à l’organisation logistique, elle implique également une attention particulière aux moindres détails : sélection rigoureuse des guides, personnalisation des itinéraires, gestion efficace des imprévus, et surtout, un service client réactif et attentionné.

Dans cet article, nous allons vous dévoiler quelques-unes des méthodes et pratiques que notre DMC au Vietnam professionnel met en œuvre pour garantir des voyages bien organisés et des expériences inoubliables à vos clients. Que vous soyez à la recherche d’un DMC au Vietnam fiable ou que vous souhaitiez comparer différentes approches, ces informations vous aideront à mieux comprendre notre façon de travailler et à faire le meilleur choix pour votre agence.

Des équipes spécialisées pour chaque segment de clientèle

Dans notre DMC au Vietnam, en plus des équipes générales telles que la comptabilité, le marketing, l’opération des circuits et le contracting, nous disposons d’équipes dédiées à chaque segment de clientèle. Nous avons ainsi une équipe MICE pour les voyages incentives et les événements, une équipe G.I.R pour les groupes à départs garantis, une équipe G.I.T pour les groupes constitués et une équipe F.I.T pour vos voyageurs individuels.

En fonction des langues parlées et du volume de clients, nous pouvons organiser nos conseillers en voyages soit en équipes distinctes selon leur langue, soit en groupes plus larges. Cette organisation nous permet d’adapter notre expertise à chaque type de clientèle, garantissant ainsi un service plus ciblé, une gestion efficace et une meilleure expérience pour vos voyageurs.

Des programmes de formation pour l’équipe interne et externe

Tout au long de l’année, en dehors de nos missions quotidiennes, notre DMC au Vietnam consacre du temps à la formation et au développement des compétences de notre équipe. Nos collaborateurs en interne bénéficient régulièrement de formations pour perfectionner leurs compétences professionnelles, améliorer leurs techniques de vente et de gestion, se familiariser avec les nouvelles technologies ou encore se tenir informés des évolutions du marché et des solutions de tourisme durable.

formation dans un DMC au Vietnam professsionnel

Pour les guides touristiques, qui passent la majorité de leur temps sur le terrain et viennent rarement au bureau, nous organisons chaque année un éductour de 7 à 10 jours durant la basse saison. Cet événement est une occasion précieuse pour eux d’échanger des expériences, de s’évaluer mutuellement et d’améliorer leurs compétences grâce aux retours de leurs collègues. C’est également un moment clé pour repérer et sélectionner les membres les plus performants afin d’assurer une qualité de service toujours plus élevée.

Après la pandémie, le secteur du tourisme a été confronté à une pénurie de guides maîtrisant des langues rares comme le français, l’allemand, l’italien ou l’espagnol. Conscients de cette difficulté, nous avons décidé d’agir en ouvrant des cours de formation gratuits en langues étrangères et en guidage touristique au sein de notre siège. Ces formations attirent de nombreux étudiants des universités locales, désireux de se lancer dans le métier. Nous espérons ainsi contribuer à la formation d’une nouvelle génération de guides compétents et passionnés, prêts à accompagner les voyageurs avec professionnalisme et enthousiasme.

Permis des guides touristiques internationaux

Chez DMC Mekong Image Travel & Events, un DMC de confiance au Vietnam, tous nos guides touristiques (GT) sont soigneusement sélectionnés et bien formés pour garantir un service de haute qualité et offrir aux clients une expérience inoubliable. Ils doivent répondre aux critères stricts du Département de la Culture, des Sports et du Tourisme du Vietnam :

✔ Nationalité vietnamienne, résidence au Vietnam, pleine capacité juridique.
✔ Bonne santé, absence de maladies contagieuses et de consommation de drogues.
✔ Diplôme Bac+3 en guidage touristique ou certificat professionnel si autre domaine.
✔ Maîtrise d’au moins une langue étrangère et respect de l’un des critères suivants :

• Diplôme Bac+3 en langues, traduction ou enseignement.
• Diplôme universitaire avec programme en langue étrangère (avec justificatif).
• Diplôme obtenu à l’étranger dans la langue officielle du pays.
• Certificat de langue valide (niveau 4 en vietnamien ou B1 CECRL).

Guides francophones et autres de Image Travel & Events à la découverte de la grotte K50

Les diplômes étrangers doivent être reconnus officiellement. Chaque guide possède une carte professionnelle, garantissant son identité et son rôle d’accompagnateur attentif et compétent tout au long du voyage.

DMC Mekong Image Travel & Events ne prétend pas être le plus professionnel en DCM au VietNam, mais nous avons la certitude d’être toujours passionnés. Nous savons que le guide n’est pas seulement un accompagnateur, mais aussi l’âme du voyage. Il représente notre entreprise, crée des moments inoubliables et établit un lien unique avec les voyageurs. C’est pourquoi notre processus de sélection rigoureux assure non seulement un service de qualité, mais aussi notre engagement en tant que DMC au Vietnam, toujours au service du bien-être et de la satisfaction des clients.

Traduction des voyages en vietnamien

La maîtrise des langues étrangères ne concerne pas uniquement nos guides touristiques. Nous avons aussi une équipe spécialisée, dédiée à la traduction et à la rédaction des contrats ainsi qu’à la mise en conformité des documents juridiques en version bilingue vietnamien-langue étrangère.

Ce travail minutieux de traduction est bien plus qu’une simple tâche administrative, c’est une garantie de fluidité et de sérénité pour chaque voyage. Non seulement nos guides et responsables des opérations doivent bien comprendre ces documents, mais aussi nos chauffeurs, véritables garants du bon déroulement du tour. Ils doivent maîtriser chaque détail du programme pour offrir un service fluide, chaleureux et sans stress aux clients. En cas de contrôle touristique, ils doivent être capables de présenter le programme avec clarté et précision, assurant ainsi le respect total des réglementations vietnamiennes.

Dans un DMC au Vietnam engagé et soucieux du bien-être de ses clients, chaque détail compte. Une traduction fluide et précise n’est pas une simple exigence légale, mais une marque de professionnalisme et d’attention. Grâce à cette approche, nous créons une communication transparente, favorisant une expérience de voyage sereine et un partenariat de confiance entre tous les acteurs du circuit.

Drapeau de groupe & étiquette de bagage 

La perte de voyageurs ou de leurs bagages est un problème sérieux. Ainsi, il est essentiel d’y accorder une attention particulière afin de minimiser au maximum ce risque. C’est pourquoi nous avons mis en place des solutions pratiques et efficaces pour la gestion des groupes et des bagages.

Chaque groupe dispose d’un drapeau distinctif, permettant aux guides d’identifier rapidement leurs voyageurs, même dans les lieux les plus fréquentés. Chez DMC Mekong Image Travel & Events, ce drapeau n’est pas un simple accessoire, c’est un symbole de professionnalisme et d’organisation, aussi essentiel pour nos guides que l’arme d’un soldat. Il leur permet de mieux coordonner le groupe, évitant ainsi toute confusion ou séparation involontaire.

En complément, nous avons développé un système unique pour la gestion des bagages. Chaque valise est équipée d’une étiquette numérotée en fonction des chambres d’hôtel et comportant le contact direct du guide (téléphone et email). Ce système réduit considérablement les risques de perte, offrant aux clients une tranquillité d’esprit totale.

Dès leur arrivée à l’aéroport et avant chaque départ vers une nouvelle destination, nous prenons soin de rappeler aux voyageurs de bien vérifier et sécuriser leurs bagages. C’est cette attention aux détails qui fait la différence et reflète l’engagement d’un DMC au Vietnam soucieux de la satisfaction et du bien-être de ses clients.

Bouteille d’eau rechargeable 

Pour nous, le voyage ne consiste pas seulement à explorer la beauté de la nature, mais aussi à la préserver. Pour cette raison, nous avons mis en place l’une des initiatives les plus simples mais concrètes pour réduire l’utilisation du plastique lors de nos circuits.

tourisme responsable au Vietnam

Au lieu des bouteilles en plastique jetables, nous avons installé des bonbonnes d’eau de 20L dans nos véhicules, permettant aux voyageurs de remplir leur propre gourde. Ce petit changement réduit considérablement les déchets plastiques et encourage des pratiques plus respectueuses de l’environnement.

Depuis début 2024, nous avons également ajouté une couche isotherme pour garantir une eau toujours fraîche, sa capacité à conserver le froid plus longtemps permet à chacun de toujours avoir de l’eau fraîche à boire.

Chez DMC Mekong Image Travel & Events, nous savons que la nature nous offre des merveilles inestimables. Il est de notre responsabilité de lui témoigner notre respect et notre gratitude, même à travers de petits gestes comme celui-ci. C’est ainsi que nous construisons un tourisme durable et harmonieux, fidèle aux valeurs d’un DMC au Vietnam soucieux de son impact. Notre entreprise a également reçu plusieurs récompenses et distinctions, témoignant de nos efforts pour développer un tourisme durable. Vous pouvez en savoir plus ici.

Menu varié – Avec des options conçues sur mesure selon les demandes des clients.

L’essentiel lors d’un voyage, c’est avant tout la santé et la sécurité des clients. Soucieux du bien-être de nos voyageurs, nous savons que l’expérience gastronomique est une partie essentielle du voyage. C’est pourquoi nous nous assurons de répondre aux besoins alimentaires spécifiques de chacun, qu’il s’agisse de régimes végétariens, de restrictions alimentaires, d’allergies ou simplement de préférences personnelles.

decorazione nel viaggio incentive in Vietnam

Dès la réservation, nous envoyons à nos clients un formulaire détaillé pour recueillir leurs exigences alimentaires. Sur chaque circuit, des menus alternatifs sont prévus, notamment pour les voyageurs suivant un régime végétalien strict. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos partenaires restaurateurs pour garantir des repas à la fois savoureux, sûrs et adaptés à chacun.

Nous croyons que la vraie hospitalité réside dans l’attention aux détails. Une préparation minutieuse permet non seulement d’éviter les désagréments, mais aussi d’offrir à nos clients une expérience culinaire sereine et mémorable. C’est ainsi que nous affirmons notre engagement en tant que DMC au Vietnam, professionnel et de confiance.

Service de visa & accueil aéroport – le temps de nos clients est précieux

Un accueil chaleureux dès l’arrivée

L’expérience de voyage commence dès les premiers instants à l’aéroport. Pour assurer une identification facile et un accueil personnalisé, nous préparons des pancartes avec le nom des clients pour les petits groupes, ou le nom de l’entreprise partenaire pour les groupes plus importants. Nous veillons à ce que chaque voyageur se sente attendu et pris en charge, dès son arrivée au Vietnam.

Benvenuto caloroso all’aeroporto del Vietnam

DMC Mekong Image Travel & Events, nous croyons que le professionnalisme réside dans l’attention aux moindres détails. Notre engagement et notre sérieux sont reconnus par nos clients, qui partagent leur satisfaction sur les réseaux sociaux, notamment sur les fanpages Au Cœur du Vietnam et Les Amoureux du Vietnam. Si votre entreprise recherche un partenaire DMC au Vietnam, laissez-nous vous accompagner pour offrir à vos clients une expérience de voyage fluide, agréable et inoubliable.

Depuis plus d’une décennie dans le domaine du DMC, nous comprenons parfaitement les attentes des partenaires lorsqu’ils choisissent de collaborer avec une entreprise DMC. Chaque société a sa propre approche pour atteindre le professionnalisme, mais pour nous, ces 7 aspects sont la clé pour élever la qualité des services. À l’avenir, ces éléments continueront d’être développés et perfectionnés.

Laetitia Phuong Ha TRAN