Les voyages d’affaires et les séjours de motivation ne se limitent plus aux destinations nationales — de nombreuses grandes entreprises investissent désormais dans des déplacements à l’étranger pour leurs collaborateurs. Pour les sociétés européennes, l’Asie représente une destination de rêve, avec ses contrastes culturels saisissants et ses expériences uniques. Afin de garantir des voyages fluides et bien organisés, les agences de voyages européennes s’associent souvent à des agences locales spécialisées dans le voyage d’affaires, tirant parti de leur expertise et de leur connaissance approfondie du terrain pour concevoir des programmes sur mesure adaptés aux objectifs professionnels.

Cependant, choisir le bon partenaire local n’est pas toujours chose aisée. Une mauvaise sélection peut entraîner des coûts cachés, des itinéraires rigides ou un service insuffisant, en décalage avec les attentes. C’est pourquoi une évaluation rigoureuse est essentielle pour éviter les écueils fréquents et garantir une expérience de voyage fluide et enrichissante.

Dans cet article, nous mettons en lumière les principales erreurs à éviter et partageons les meilleures pratiques pour choisir une agence locale de voyage d’affaires fiable — capable de proposer des solutions professionnelles, efficaces et sur mesure aux voyageurs d’entreprise.

❌ Erreur n°1 : Choisir une agences de voyages d’affaires uniquement en fonction du prix le plus bas

🔸Bien que le prix soit un facteur important, choisir une agences de voyages d’affaires uniquement sur la base du tarif le plus bas peut entraîner des compromis notables en matière de qualité. Certaines agences proposent des forfaits à prix réduit en utilisant des véhicules anciens, des hôtels de moindre qualité ou en réduisant certains services. Ces économies peuvent nuire à l’expérience de vos collaborateurs, avec des transports peu fiables ou des hébergements en deçà des attentes.

Par exemple, une agences de voyages d’affaires peut proposer un tarif plus avantageux, mais utiliser des véhicules anciens et inconfortables, ce qui peut entraîner des retards, de l’inconfort et une frustration générale tout au long du séjour. Ce manque d’attention à la qualité peut rapidement transformer un voyage de motivation prometteur en une expérience désagréable.

Voyage incentive

Par ailleurs, pour les groupes importants, il est essentiel que les repas soient inclus dans le forfait, plutôt que de laisser aux employés la liberté de choisir où et quand manger. Proposer des repas libres peut sembler être une solution économique, mais cela risque de perturber l’organisation. Lorsque les membres du groupe mangent à des moments différents, cela peut compromettre le déroulement des activités et des excursions prévues, rendant l’expérience moins fluide et moins agréable.

💡 Solution : Plutôt que de se focaliser uniquement sur le prix le plus bas, évaluez la valeur globale offerte par l’agences de voyages d’affaires. Comparez l’ensemble du forfait, incluant la logistique, les repas, les transports et les accompagnateurs. Assurez-vous que l’agence garantit une expérience de haute qualité, en adéquation avec les objectifs du voyage et les standards de votre entreprise. Pour les groupes importants, veillez à ce que tous les repas soient inclus afin de maintenir un déroulement fluide et d’éviter toute perturbation des activités soigneusement planifiées.

❌ Erreur n°2 : Négliger la logistique et la bonne répartition des ressources pour les grands groupes lors du choix d’une agences de voyages d’affaires

🔸 Lors de l’organisation de voyages de motivation pour de grands groupes, il est crucial de s’assurer qu’il y ait suffisamment de véhicules, de guides et de personnel événementiel pour accueillir tout le monde confortablement et garantir le bon déroulement des opérations. Une erreur fréquente lors du choix d’une agences de voyages d’affaires est de faire monter tout le monde dans un seul bus ou de laisser certains véhicules sans guide, privant ainsi les participants de l’attention nécessaire. Cela peut entraîner confusion, inconfort et une expérience décevante pour les voyageurs.

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Dans certains cas, le chauffeur est laissé seul pour gérer le groupe, sans aucun soutien, ce qui peut entraîner la négligence de problèmes importants pendant le trajet. À l’inverse, même les agences de voyage d’affaires réputées veillent à ce qu’un guide soit présent dans chaque véhicule et, pour les groupes plus importants, elles envoient souvent du personnel événementiel supplémentaire pour aider à la logistique et fournir un soutien additionnel. Cela garantit que chaque aspect du voyage se déroule sans accroc et que les employés vivent une expérience fluide et agréable.

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💡 Solution : Assurez-vous que votre agences de voyages d’affaires alloue des ressources suffisantes à chaque groupe, comme plusieurs véhicules avec guides pour les grands effectifs, et qu’un personnel événementiel accompagne les guides pour aider à la gestion du groupe. Cela garantit que chaque participant bénéficie de l’attention nécessaire et que le voyage se déroule comme prévu, sans accroc.

❌ Erreur n°3 : Ne pas vérifier l’expérience dans l’organisation de programmes incentive

🔸 Les voyages de motivation ne sont pas de simples vacances — ce sont des événements d’entreprise conçus pour exprimer la reconnaissance, renforcer l’esprit d’équipe ou motiver les collaborateurs. Choisir simplement une Destination Management Company (DMC) au Vietnam peut sembler une solution facile, mais toutes les DMC ne sont pas spécialisées dans l’organisation de voyages incentive ou d’activités de team building.

Une DMC sans expérience dans les incentives d’entreprise peut avoir du mal à comprendre des éléments clés tels que la culture de la marque, l’importance de la cohésion d’équipe et le besoin d’activités créatives et engageantes. Sans ces connaissances essentielles, le voyage incentive risque de manquer d’enthousiasme, de pertinence et d’alignement avec les valeurs fondamentales de l’entreprise.

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De plus, si une DMC ne dispose pas d’équipes créatives internes pour la conception d’événements, la production médiatique et la communication, elle devra peut-être externaliser ces services, ce qui peut faire grimper le coût total et compliquer la coordination. Cela augmente non seulement le budget, mais impacte également la qualité et la cohérence globale de l’événement.

💡 Solution : Choisissez une agences de voyages d’affaires ou une DMC ayant une expertise reconnue dans l’organisation de voyages incentive et d’événements de team building. Idéalement, elle doit avoir l’expérience de travailler avec de grandes entreprises et être capable de concevoir des itinéraires exclusifs et créatifs reflétant les valeurs et les objectifs de votre société. Cela garantit un événement mémorable, impactant et parfaitement aligné avec la culture de l’entreprise, avec tous les services intégrés harmonieusement en une expérience cohérente.

❌ Erreur n°4 : Ne pas adapter le programme aux préférences et aux besoins de l’équipe

🔸 Une erreur fréquente lors de l’organisation d’un voyage incentive est de choisir un programme qui ne correspond pas aux centres d’intérêt ou au niveau de confort des participants. Par exemple, si certains employés apprécient les activités aventureuses comme la tyrolienne ou le trekking tout-terrain, d’autres peuvent les trouver intimidantes ou trop exigeantes physiquement. De même, un séjour axé sur les visites culturelles peut ennuyer ceux qui préfèrent des itinéraires plus dynamiques. Si le programme ne tient pas compte de ces différentes préférences, le voyage risque de ne pas mobiliser l’équipe, entraînant plus de mécontentement que de motivation.

Au-delà des préférences, la dynamique d’équipe et la composition démographique jouent également un rôle crucial. Un groupe de cadres supérieurs peut préférer une retraite de luxe avec des événements de réseautage haut de gamme, tandis que les employés plus jeunes pourraient apprécier des activités plus interactives et dynamiques. De plus, si un programme est trop exigeant physiquement, il risque d’exclure les participants plus âgés ou ceux ayant des problèmes de mobilité.

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💡 Solution : Avant de finaliser un programme de voyage incentive, réalisez un sondage préalable ou des discussions avec les responsables d’équipe pour comprendre les attentes, intérêts et limites des participants. Choisissez une agences de voyages d’affaires capable de personnaliser l’itinéraire, en proposant un mélange d’activités équilibrant détente, aventure et cohésion d’équipe. Un voyage incentive bien conçu doit être inclusif, motivant et en accord avec les objectifs de l’entreprise, garantissant que chaque participant profite pleinement de l’expérience.

DMC Mekong IMAGE Travel & Events – Une agence réceptive de référence pour les voyages d’affaires et incentives au Vietnam

Fondée en 2009, DMC Mekong IMAGE Travel & Events possède plus de 15 ans d’expérience dans l’industrie du voyage, spécialisée dans les voyages d’affaires, les programmes incentive et le secteur MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions). En tant que Destination Management Company (DMC) de confiance, nous avons organisé avec succès des événements d’entreprise sur mesure et des voyages incentive pour des organisations internationales renommées telles que Michelin, Cuisine Plus, Family Medical Practice, ainsi que pour de grandes universités à travers le monde.

Grâce à une forte présence régionale, nous disposons de trois bureaux au Vietnam (à Hô Chi Minh-Ville, Hanoï et Danang), ainsi que d’un bureau au Cambodge et d’un autre au Laos, garantissant une coordination fluide et une expertise locale sur l’ensemble de l’Indochine.

Ce qui nous distingue, c’est notre équipe interne dédiée aux événements, composée de planificateurs, de spécialistes des médias, d’experts en logistique et de guides multilingues. Cette organisation nous permet d’offrir des expériences d’entreprise exceptionnelles, avec une forte valeur créative, une exécution sans faille et un accompagnement professionnel. Qu’il s’agisse d’un dîner de gala haut de gamme, d’un événement de team building à grande échelle ou d’un programme incentive sur mesure, nous avons l’expertise et les ressources nécessaires pour en faire une expérience mémorable et marquante pour vos clients.

Phuong Ha – Dang Khoa